El momento en que las sociedades mercantiles cumplan la obligación de celebrar la asamblea anual ordinaria de accionistas es durante los primeros cuatro meses del ejercicio, en la cual, entre otros puntos de interés se deben aprobar los estados financieros de la sociedad, lo cual resulta de especial relevancia en caso de que la sociedad pretenda distribuir dividendos.

Es importante recordar que tener y mantener los libros sociales y los certificados de las acciones adecuadamente actualizados además de dar tranquilidad corporativa a la sociedad, supone el estar preparado para el caso de una auditoria por parte de la autoridad fiscal, pues los libros sociales forman parte de la contabilidad según lo dispone el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.

Una sociedad anónima debe contar con tres libros sociales: (i) el libro de accionistas, (ii) de variación de capital, (iii) de actas de asamblea; y un libro de las juntas del consejo de administración en caso de ser administrada por este. Asimismo, debe emitir y entregar físicamente los títulos que amparen las acciones de las cuales cada accionista es propietario, documentos que deben de contener los requisitos establecidos por el artículo 125 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.

Además, se presenta la oportunidad para revisar y actualizar en su caso los poderes otorgados por la sociedad. Recomendamos que la sociedad cuente con un control de sus representantes legales, el tipo de poderes que les fueron otorgados y sus limitaciones y, en su caso, aprovechar la celebración de la asamblea anual para revocar u otorgar los poderes que sean necesarios.

No gestionar la revocación de poderes oportunamente genera incertidumbre en la empresa al no tener un control adecuado de las personas facultadas para ejercer actos en nombre de la sociedad.
En CIG Consultores® nos encontramos a su disposición para actualizar y poner al día el cumplimiento societario expuesto, que además forma parte de la contabilidad de una empresa conforme a la legislación mexicana.